Archivage - BPM24

L’archivage électronique de documents, étape
indispensable de votre transformation numérique

Bien archiver mes documents et surtout les récupérer
facilement …n’est plus un souci avec JobRouter

Avec tout le flux documentaire externe et interne géré par l’entreprise, une gestion rigoureuse des archives est un défi important pour les entreprises.

Les contraintes techniques et les coûts élevés liés à l’archivage peuvent être des freins au développement de l’entreprise.

Avec JobRouter©, l’archivage n’est plus une contrainte mais un atout.

JobArchive– Une partie intégrante du système JobRouter

JobArchive est un module complet et intégré d’archivage de documents électroniques. Il permet un accès instantané aux documents avec stockage centralisé, recherche et récupération rapides et contrôles d’accès.

Quels que soient le nombre, la taille ou le type de document

Quel que soit le nombre d’archives de documents

Visualisation, téléchargement et impression des documents par les utilisateurs autorisés

Intégration de l’archivage aux processus

Contrôle d’accès pour la sécurité des documents

Activité Système JobRouter

L’activité système JobArchive vous permet de contrôler facilement toutes les fonctions d’archivage de documents au niveau de votre processus métier. L’activité système peut être configurée dans un processus via une configuration de type assistant. Elle offre les fonctions suivantes:

• Archivage de documents
• Création et archivage de protocoles PDF
• Modification des données d’index (réindexation)
• Suppression de documents
• Lecture des données d’index des documents archivés

Que vous apporte le module JobArchive ?

Module Tout en un !!

JobArchive vous permet de pallier aux problématiques liées à l’archivage tel que :

• Les supports utilisés
• Les droits d’accès aux documents
• Le classement des documents
• La sauvegarde
• L’intégrité des documents au cours du temps
• La conformité à la législation en vigueur

Il vous permet ainsi l’archivage de tout document provenant du système ou du processus JobRouter©.
Les éléments de formulaire électroniques vous permettent d’afficher les documents dans la visionneuse intégrée dans JobRouter©.

Et grâce aux activités système de JobRouter©, vous pouvez intégrer facilement un nombre illimité d’archives de documents dans les processus.

Ainsi la gestion des processus et la gestion des documents sont combinées en une seule solution intégrée.

Du papier au numérique

BPM24 vous aide dans votre passage du papier au numérique, tout en structurant la démarche de votre entreprise en quatre phases :

Comprendre

Analyser votre utilisation actuelle du papier et définir vos premiers objectifs en distinguant le ‘bon’ et le ‘mauvais ‘ document et le traçage du flux documentaire.

Apprendre

Cette étape consiste à encourager le changement des comportements en expliquant aux utilisateurs les tenants et les aboutissants de cette démarche.

Exécuter

Mettre en place un workflow documentaire afin que les utilisateurs puissent annoter, lire, conserver et échanger leurs documents sur le système tout en leur expliquant les avantages dont ils vont bénéficier de cette transformation.

Optimiser

Améliorer et ajuster les workflows réalisés tout en se basant sur l’ensemble des KPI et des états de monitoring prédéfinis.

Dire Stop à la perte

Avec JobArchive n’importe quel document entrant ou sortant sera capturé et archivé.
En plus des plans de classement, suite à la typologie du document traité, seront générés automatiquement.
Dès aujourd’hui, avec la plateforme JobRouter© , dites à dieu à la perte des documents.

Au-delà du stockage

Avec la plateforme JobRouter© on ne parle pas seulement des outils et méthodes permettant d’entreposer des contenus électroniques, ni d’une facilité d’acquisition, de classement et d’exploitation des documents pour optimiser les flux de travail centrés sur les documents reçus ou produits.

La plate-fome JobRouter© vous offre un niveau au-delà du stockage vous est offert. On s’intéresse à la conservation des documents électroniques dans le temps, en plus de leur exploitation dans le cadre de l’activité qu’ils concernent.

Consulter mon archive en toute confidentialité

Lors de l’accès aux documents au sein d’un processus ou directement à travers les vues d’archives, les utilisateurs de JobRouter© bénéficient des droits de gestion de ce processus pour l’affichage des documents.

JobRouter© assure la confidentialité de ses archives grâce à sa stratégie de sécurité et aux différents profils créés sur l’ensemble des vues d’archives.

Vous avez un projet d’archivage de documents ?
Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution d’archivage ?

Nos Conseillers Clientèles sont disponibles pour répondre à toutes vos
questions et pour planifier votre démonstration.

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