La mise en place de la plateforme JobRouter pour la dématérialisation des documents et processus a permis au
groupe Alliances de réaliser une augmentation de taux de productivité de 400% dans l’année 2020.
« Aujourd’hui nous avons un seul point
d’entrée au lieu de plusieurs, c’est-à-dire la facture arrive au bureau d’ordre,
nous la dématérialisons, il y a un circuit
de validation entre le donneur d’ordre et
la comptabilité, le contrôle de gestion,
la gestion de trésorerie et aussi le
précontentieux. Donc il n’y a aucun retard
de paiement. Ce qui fait que nous avons
centralisé les documents et réduit le
nombre de tirage ce qui nous a donné un
très bon point sur la RSE, nous avons réduit
considérablement et remarquablement
cette année la consommation du
papier. Et aussi sur la partie d’archivage
physique parce que nous avons une
seule archive qui se trouve au niveau
du bureau d’ordre, et donc nous avons
accéléré la cadence sur l’ensemble des
départements des moyens généraux »
Directeur des Systèmes d’Information
du Groupe Alliances
Ils y avaient plusieurs points de risque, d’abord le risque de double facturation sur la prestation, perte de documents,manque de traçabilité (qui a fait quoi et comment) et aussi le manque de vision sur la productivité.
Maintenant avec la plateforme digitale JobRouter, il y a la possibilité d’avoir des indicateurs de performance, c’est-à-dire que chaque intervenant a un temps précis pour valider une tâche qui lui est assignée grâce à l’un des modules pertinents le JobTimer.
Le deuxième point est la centralisation des documents : les équipes du groupe Alliances ont aujourd’hui le pouvoir et la liberté de consulter les documents « anytime, anywhere » sans limite de temps et de n’importe quel terminal mobile, et peuvent aussi revenir à une tâche déjà faite, par exemple : avant, pour rassembler des documents ça nécessitait 2 à 3 jours, maintenant ce n’est que 5 minutes pour récupérer une facture, un bon de commande, l’historique d’un circuit…etc.
La découverte de BPM24 s’est faite sur la base d’une prospection commerciale et présentation de la plateforme JobRouter par les équipes de BPM24. Puis un benchmarking local a été mis en place par le groupe Alliances, entre les différentes solutions BPM qui sont sur le marché.
Après avoir pris le temps de voir la maturité de l’intégrateur et d’observer le déroulement des projets digitaux des clients de BPM24, il n’y avait plus de place pour l’hésitation, le choix de la plateforme JobRouter a été fait.
Selon Mr. Noreddine Belkhatti le directeur des systèmes d’informations chez le groupe Alliances, le choix de JobRouter a été également basé sur d’autres critères essentielles : le produit qui est performant, fiable, facile et intuitif à déployer et mettre en œuvre, la mobilité de la plateforme quel que soit l’outil, PC, Mac, tablette, ou mobile, et aussi la compétence des équipes de déploiement et leur maîtrise de l’outil.
Il s’agissait tout d’abord d’effectuer un calcul du retour sur investissement (ROI) de la dématérialisation de processus et documents, ce qui a donné comme résultat une rentabilité du projet digital dès la première année.
Le Directeur des Systèmes d’Information du groupe explique : « Nous sommes partis sur un POC (proof of concept) pour que les utilisateurs comprennent le fonctionnement de la plateforme. En effet, nous avons pris un processus prototype dans lequel nous avons vu avec l’ensemble des parties prenantes avant même de contracter le logiciel, et donc ça a donné aussi aux utilisateurs finaux la possibilité de s’imprégner de la solution avant son paramétrage et déploiement »
Il continue : « Après une réunion de cadrage et un kick off qui ont été organisés avec les membres du comité exécutif, nous avons commencé le projet from scratch avec un processus pilote d’un chantier critique : la gestion de facturation. »
La devise de BPM24 étant « accompagner la transformation numérique de ses clients », le groupe Alliances a été très satisfait en termes de communication, de compétences et de l’ensemble des échanges avec les équipes commerciales et techniques, en profitant d’un accompagnement bien fluide et efficace.
Avant d’entamer avec les bénéfices, il faut souligner que la solution JobRouter a été exploitée par une cinquantaine des utilisateurs dans les 55 filiales du groupe, et dans multiples départements à savoir : les départements commerciaux, les moyens généraux, la comptabilité, RH, le contrôle de gestion, la trésorerie, le contentieux, et le département SI.
Les avantages du traitement automatisé des factures et des documents peuvent se présenter comme suit :
Selon le groupe Alliances, la solution est performante, facile à manipuler, un seul clic pour accéder aux tâches, et la validation est simple et flexible, en général ça dépasse leurs attentes et répond parfaitement à leurs besoins.
Ils ont apprécié également le sérieux des équipes de BPM24, leur spécialité dans les outils de BPM, et leur investissement au niveau des ressources et des compétences, et d’un autre côté la formation des étudiants aux écoles et universités, ce qui montre qu’ils veulent développer des compétences expertes dans ce domaine.
C’était très efficace, puisque 95% des salariés étaient en télétravail, et donc ils ont pu profiter de cette automatisation du processus, notamment comptabiliser des factures systématiquement, préparer des ordres de paiement sans que les comptables et la trésorerie soit présents au niveau du siège, ni avoir besoin d’effectuer des déplacements.
Cette crise sanitaire a effectivement prouvé la nécessité et l’importance des processus automatisés et l’inutilité du manuel pour pouvoir garantir de la performance et la compétitivité
Quant aux futurs projets avec BPM24, le groupe Alliances envisage dans l’année 2021, d’engager dans la dématérialisation d’autres workflows, notamment la dématérialisation des dossiers clients, des contrats de ventes et d’autres documents du service commercial qui contient à peu près de 7000 dossiers.
Le Groupe ALLIANCES, dont le métier historique est celui du montage d’opérations immobilières d’envergure ainsi que la prestation de services pour le compte de tiers (Maître d’Ouvrage Délégué ou Contractant Clé en Main), dispose d’une expertise unique et de références solides.
Fondé en 1994, le Groupe est devenu l’un des principaux promoteurs au Maroc en lançant pas moins de 25 projets immobiliers à travers le pays, représentant plus de 60 000 unités… Aujourd’hui acteur majeur au Maroc, le Groupe ALLIANCES confirme également sa politique d’internationalisation initiée en 2013 et marquée par la pénétration du marché africain, notamment en Côte d’Ivoire et au Cameroun.
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