Plusieurs départements et plus de 25 processus concernés par la digitalisation
La plateforme JobRouter a été exploitée par 150 utilisateurs, en plus des accès lien public à l’ensemble des collaborateurs sans la nécessité d’avoir un compte pour y accéder. Sur ce lien public elles ont été effectuées une estimation de 1162 opérations dans une période d’une année, entre demandes du matériel, cartes de visite, téléphones portables … et autres.
Les profils des utilisateurs de la plateforme se sont répartis entre des responsables, des directeurs, des ingénieurs, et des techniciens, dans multiples départements à savoir : Les systèmes informatiques, les ressources humaines, la finance, le juridique, et la QHSE(Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement).
La directrice du projet digital chez Les Eaux Minérales d’Oulmès explique : « Nous avons commencé par l’installation de la plateforme, nous avons pris comme exemple 5 processus SI et au fur et à mesure nous nous sommes retrouvés à intégrer fluidement plusieurs autres départements et directions dans les processus ».
Le Dashboard JR : Une fonctionnalité clé pour la réussite de l’automatisation des processus
La mise en place de JobRouter est accompagnée de multiples fonctionnalités indispensables.
Selon Les Eaux Minérales d’Oulmès , la fonctionnalité clé et la plus intéressante est : Le dashboard, qui permet de visualiser et de consulter les actions à effectuer en accédant à un tableau de bord détaillé, avec une visibilité sur les statistiques en temps réel, et la possibilité d’exporter les données vers Excel.
La digitalisation au temps du Covid19
Durant les temps du Covid19, une efficacité de %300 à %400 s’est remarquée grâce à la plateforme JobRouter. Ainsi qu’une demande augmenté des collaborateurs pour dématérialiser plus de processus.
La directrice du projet digital chez les Eaux Minérales d’Oulmès précise : « La plateforme de digitalisation JobRouter a pu bien évidemment nous accorder une valeur ajoutée pendant la période actuelle de Covid19 et le télétravail. D’ailleurs si nous observons la courbe d’utilisation des processus avant et après le Covid19, nous remarquons qu’il y a vraiment une évolution exponentielle dans plusieurs processus. Avec le télétravail, il y a eu un bombardement des demandes de processus. Les collaborateurs ont senti que JobRouter était efficace, simple d’utilisation et parfaitement calibrée pour leurs besoins. »
Une communication multicanale
Grâce au département marketing et communication, le client Eaux Minérales d’Oulmès est toujours informé de tout changement et nouveauté, ainsi qu’il arrive à maintenir une communication interactive avec les équipes de BPM24.
« Nous sommes toujours à jour, nous recevons en permanence les actualités, les communications et les newsletters. Nous sommes également invités à des webinaires. Je trouve que nous arrivons à suivre l’avancement et les nouveautés, et d’être informés des nouveaux produits et des activités de BPM24 ». Salma LAHLALI -Directrice de projet digital des Eaux Minérales d’Oulmès .
Les processus les plus robustes et utilisés :
Les Eaux Minérales d’Oulmès a pu dématérialisée 26 processus durant une année grâce à JobRouter, dont lesquels ils citent les 3 les plus importants :
• Le quitus de départ : Avant l’implémentation de JobRouter, les documents circulaient entre 10 départements de directions d’une manière physique, et si une personne est en congé il fallait attendre son retour pour compléter le circuit, ce qui peut créer un problème d’impact des soldes de tout comptes des personnes qui partent.
• Le fast closing : La grande valeur ajoutée concerne les deadlines, car avant JobRouter la fermeture comptable se faisait en J+7 alors qu’aujourd’hui c’est en J+2 : Le taux d’exécution a été réduit visiblement.
• Le processus de tarification : C’était un processus très compliqué à gérer avant l’intervention de notre plateforme, puisqu’il concerne en plus de plusieurs directions, la direction générale, et d’autre part ça nécessite l’intervention de beaucoup de collaborateurs dans des sites différents (Tarmilat, Bouskoura, Ain Sbaa, Sidi Maarouf).
Une satisfaction bien atteinte : 4,9/5
Selon Les Eaux Minérales d’Oulmès , les utilisateurs trouvent que la solution est très facile à comprendre et intuitive même pour les personnes qui n’ont pas de background informatique car elles arrivent à s’adapter facilement. Chose qui se voit visiblement dans l’enquête de satisfaction réalisée en interne, dont le résultat est 4,9/5, ce qui est un très bon score.
La gestion des alertes se fait à temps, la réactivité de la solution en quelques secondes : Le suivi est à la seconde.
BPM24 : Accompagnement, suivi et support
La devise de BPM24 étant « accompagner la transformation numérique de ses clients», elle a pu fournir un accompagnement efficient et sur mesure aux collaborateurs des Eaux Minérales d’Oulmès , à travers notamment une équipe de consultants et commerciaux jeunes et dynamiques, et un taux de réactivité élevé ce qui a permis une fluidité de communication entre les deux entités.
Que ça soit dans un problème de niveau moyen, élevé ou des choses mineurs et basiques, des améliorations fonctionnelles sont apportées dans un temps très vite.
La flexibilité des équipes BPM24 a également permis de s’adapter rapidement suivant le besoin des Eaux Minérales d’Oulmès , surtout avec les circonstances du covid19 dans lesquelles les priorités des processus ont changé par rapport à ce qui a été prévu à l’avance.