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Une relation de confiance et une grande disponibilité
des équipes de BPM24, ont été déterminantes dans le succès
de projet de dématérialisation des « Eaux Minérales d’Oulmès »

Une croissance exceptionnelle de taux de productivité dans l’ensemble
des départements des « Eaux Minérales d’Oulmès » allant jusqu’à 250% durant l’année 2020.

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« Nous avons réussi à avoir une solution qui a répondu à notre problématique et notre vision orientée zéro papier : Nous avons beaucoup réduit en termes de consommation du papier. Je voudrais également signaler un point très fort :

La scalabilité de la solution : C’est à dire que nous pouvons à chaque fois acheter le module dont nous avons besoin, nous ne sommes pas obligés de prendre tout le package pour utiliser un ou 2 modules :

Une solution évolutive et modulable. En outre, aujourd’hui nous achetons au besoin, c’est du sur mesure, en fonction de l’évolution des nécessités et demandes des collaborateurs »

Salma LAHLALI,

Directrice du projet digital –
Les Eaux Minérales d’Oulmes

La problématique initiale

Comme toute autre entreprise décidant de passer vers la dématérialisation des processus et le zéro papier, Les Eaux Minérales d’Oulmès rencontrait plusieurs problèmes qui l’ont poussé à adopter ce choix. Nous pouvons citer les trois problématiques les plus lourdes, notamment :

Les retards d’exécution : Un grand problème de retard d’exécution des tâches à cause d’une incapacité de calcul des KPI pour mesurer les délais de chaque tâche ou suivre les responsabilités de chaque collaborateur. Aujourd’hui avec les notifications, une fois le SLA est dépassé ils peuvent calculer celui de chaque collaborateur ainsi que les KPI de chaque département, et par conséquent chaque retard est calculé : C’est le point le plus important.

Puis nous avons la deuxième problématique qui concerne la perte des documents. À cause de manque de suivi, il n’y avait aucune traçabilité pour justifier qui a fait quoi et comment, en plus d’un grand nombre de documents papiers non organisés et éparpillés partout, ce qui résulte à la perte de plusieurs documents importants.

Enfin, nous avons la circulation des documents : Un document devait circuler manuellement entre plusieurs collaborateurs et départements, et parfois même entre les multiples sites des Eaux Minérales d’Oulmès . Par exemple pour une demande de téléphone professionnel, il faut remplir une demande papier et l’emmener au DSI pour la signer puis aux ressources humaines dans un autre site. En résultat : Nous nous trouvons avec une perte de temps et une diminution de productivité.

Le choix le plus motivé et argumenté : JobRouter

La rencontre de différents défis mentionnés préalablement, et qui sont émanés de plusieurs collaborateurs dans l’ensemble des directions, ont poussé Les Eaux Minérales d’Oulmès à chercher les solutions adéquates.

« Le jour où nous avons décidé que le problème a été bien spécifié et défini, nous avons fait appel à plusieurs prestataires pour nous accompagner, notamment BPM24 qui s’est présentée pour une démonstration de la solution JobRouter, et elle était avantageuse avec un POC (proof of concept) qui répondait parfaitement à notre besoin que ça soit en terme de dématérialisation des processus SI ou bien dans l’optique d’interfaçage avec nos systèmes/ERP métier ». Salma LAHLALI – La directrice du projet digital chez Les Eaux Minérales d’Oulmès .

Elle continue : « Nous avons choisi la plateforme JobRouter car elle répond au mieux à nos exigences et à nos besoins actuels et futurs, grâce à son fort potentiel évolutif qui colle à nos besoins et qui présente une interface utilisateur simple et ergonomique ». En somme, ayant un cahier de charge interne bien défini en amont, puis l’exécution de plusieurs consultations et un benchmarking global, la décision finale a été posée sur notre solution de performance JobRouter. Et donc, pour Les Eaux Minérales d’Oulmès l’orientation vers le zéro papier était un besoin nécessaire sur lequel ils ne pouvaient pas s’en passer.

Plusieurs départements et plus de 25 processus concernés par la digitalisation

La plateforme JobRouter a été exploitée par 150 utilisateurs, en plus des accès lien public à l’ensemble des collaborateurs sans la nécessité d’avoir un compte pour y accéder. Sur ce lien public elles ont été effectuées une estimation de 1162 opérations dans une période d’une année, entre demandes du matériel, cartes de visite, téléphones portables … et autres.

Les profils des utilisateurs de la plateforme se sont répartis entre des responsables, des directeurs, des ingénieurs, et des techniciens, dans multiples départements à savoir : Les systèmes informatiques, les ressources humaines, la finance, le juridique, et la QHSE(Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement).

La directrice du projet digital chez Les Eaux Minérales d’Oulmès explique : « Nous avons commencé par l’installation de la plateforme, nous avons pris comme exemple 5 processus SI et au fur et à mesure nous nous sommes retrouvés à intégrer fluidement plusieurs autres départements et directions dans les processus ».

Le Dashboard JR : Une fonctionnalité clé pour la réussite de l’automatisation des processus

La mise en place de JobRouter est accompagnée de multiples fonctionnalités indispensables.
Selon Les Eaux Minérales d’Oulmès , la fonctionnalité clé et la plus intéressante est : Le dashboard, qui permet de visualiser et de consulter les actions à effectuer en accédant à un tableau de bord détaillé, avec une visibilité sur les statistiques en temps réel, et la possibilité d’exporter les données vers Excel.

La digitalisation au temps du Covid19

Durant les temps du Covid19, une efficacité de %300 à %400 s’est remarquée grâce à la plateforme JobRouter. Ainsi qu’une demande augmenté des collaborateurs pour dématérialiser plus de processus.

La directrice du projet digital chez les Eaux Minérales d’Oulmès précise : « La plateforme de digitalisation JobRouter a pu bien évidemment nous accorder une valeur ajoutée pendant la période actuelle de Covid19 et le télétravail. D’ailleurs si nous observons la courbe d’utilisation des processus avant et après le Covid19, nous remarquons qu’il y a vraiment une évolution exponentielle dans plusieurs processus. Avec le télétravail, il y a eu un bombardement des demandes de processus. Les collaborateurs ont senti que JobRouter était efficace, simple d’utilisation et parfaitement calibrée pour leurs besoins. »

Une communication multicanale

Grâce au département marketing et communication, le client Eaux Minérales d’Oulmès est toujours informé de tout changement et nouveauté, ainsi qu’il arrive à maintenir une communication interactive avec les équipes de BPM24.

« Nous sommes toujours à jour, nous recevons en permanence les actualités, les communications et les newsletters. Nous sommes également invités à des webinaires. Je trouve que nous arrivons à suivre l’avancement et les nouveautés, et d’être informés des nouveaux produits et des activités de BPM24 ». Salma LAHLALI -Directrice de projet digital des Eaux Minérales d’Oulmès .

Les processus les plus robustes et utilisés :

Les Eaux Minérales d’Oulmès a pu dématérialisée 26 processus durant une année grâce à JobRouter, dont lesquels ils citent les 3 les plus importants :

• Le quitus de départ : Avant l’implémentation de JobRouter, les documents circulaient entre 10 départements de directions d’une manière physique, et si une personne est en congé il fallait attendre son retour pour compléter le circuit, ce qui peut créer un problème d’impact des soldes de tout comptes des personnes qui partent.

• Le fast closing : La grande valeur ajoutée concerne les deadlines, car avant JobRouter la fermeture comptable se faisait en J+7 alors qu’aujourd’hui c’est en J+2 : Le taux d’exécution a été réduit visiblement.

• Le processus de tarification : C’était un processus très compliqué à gérer avant l’intervention de notre plateforme, puisqu’il concerne en plus de plusieurs directions, la direction générale, et d’autre part ça nécessite l’intervention de beaucoup de collaborateurs dans des sites différents (Tarmilat, Bouskoura, Ain Sbaa, Sidi Maarouf).

Une satisfaction bien atteinte : 4,9/5

Selon Les Eaux Minérales d’Oulmès , les utilisateurs trouvent que la solution est très facile à comprendre et intuitive même pour les personnes qui n’ont pas de background informatique car elles arrivent à s’adapter facilement. Chose qui se voit visiblement dans l’enquête de satisfaction réalisée en interne, dont le résultat est 4,9/5, ce qui est un très bon score.

La gestion des alertes se fait à temps, la réactivité de la solution en quelques secondes : Le suivi est à la seconde.

BPM24 : Accompagnement, suivi et support

La devise de BPM24 étant « accompagner la transformation numérique de ses clients», elle a pu fournir un accompagnement efficient et sur mesure aux collaborateurs des Eaux Minérales d’Oulmès , à travers notamment une équipe de consultants et commerciaux jeunes et dynamiques, et un taux de réactivité élevé ce qui a permis une fluidité de communication entre les deux entités.

Que ça soit dans un problème de niveau moyen, élevé ou des choses mineurs et basiques, des améliorations fonctionnelles sont apportées dans un temps très vite.

La flexibilité des équipes BPM24 a également permis de s’adapter rapidement suivant le besoin des Eaux Minérales d’Oulmès , surtout avec les circonstances du covid19 dans lesquelles les priorités des processus ont changé par rapport à ce qui a été prévu à l’avance.

Et qu’en est-il des futurs projets digitaux ?

Quant aux futurs projets avec BPM24, « Les Eaux Minérales d’Oulmès » prévoit de migrer vers la plateforme JobRouter en ce qui concerne la GED (gestion électronique des documents).

Ainsi qu’ils envisagent la dématérialisation d’environs 20 autres processus dans l’année en cours 2021, dans quatre directions: La direction des systèmes d’information, la finance, les ressources humaines et les moyens généraux.

BPM24 Academy

Les formations de BPM24 Academy accordent un accompagnement aux utilisateurs pour une meilleure exploitation de JobRouter. Les collaborateurs certifiés JobRouter ont un niveau de paramétrage des processus qui leur permet d’être indépendants des équipes BPM24.

Madame Salma LAHLALI , la directrice de projet digital des Eaux Minérales d’Oulmès révèle « Un espace de plus de 90% ne nécessite pas de faire appel aux consultants BPM24 même sans background en codage informatique. Etant certifié JobRouter, je suis capable à automatiser les processus sans recours au support de BPM24 en plus d’être complètement autonome et d’ailleurs j’ai déjà pu automatisé 3 processus »

Portrait des Eaux Minérales d’Oulmès

Crée en 1933, acteur majeur du paysage économique du pays, « Les Eaux Minérales d’Oulmès » incarne aux yeux de tous les Marocains, une entreprise pionnière dans le secteur des eaux minérales, à travers le lancement de produits phares et emblématiques, tels que Oulmès et Sidi Ali.

Leader incontesté du marché de l’eau, avec une offre complète et diversifiée, l’activité des Eaux Minérales d’Oulmes , filiale du groupe Holmarcom, concerne l’ensemble des activités de la chaîne de valeur : Captage, production et embouteillage.

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